CONTABILIDAD SERRATO®

Versión 3.x

Por Daniel Serrato Acevedo

Contabilidad Serrato®

Contabilidad Financiera

Teoría y Práctica

Contabilidad Serrato® 2007

Por Daniel Serrato Acevedo

Introducción.

Éste trabajo tiene como objetivo principal complementar el proyecto denominado “Contabilidad Serrato®”. En la primera parte se integrará el marco teórico y conceptual lo mas simplificado posible a fin de garantizar su accesibilidad y entendimiento. En una etapa siguiente, se abordará el tema orientado a la aplicación práctica de la Contabilidad apoyado en el Sistema de Contabilidad Serrato®.

Con el mejor y mas sincero deseo de que éste trabajo les sea de utilidad, les doy la bienvenida y les ofrezco la invitación para que hagan sus comentarios o críticas al correo dserrato@gmail.com a fin de mejorar el contenido de ésta obra. Quedo de ustedes ...

Atentamente,

Daniel Serrato Acevedo

Contabilidad Financiera

Aspecto Teórico.

Definición de la Contabilidad

La Contabilidad es la técnica aplicada para llevar cuenta y razón de las actividades económicas de una entidad financiera.

Es muy seguro que no todos estén de acuerdo con ésta definición; empero, estoy convencido de que es sumamente concreta y precisa. No pretende atender todos los aspectos y matices de la técnica contable, sólo aspira a presentar el aspecto simple y práctico. 

Utilidad de la Contabilidad.

La Contabilidad es esencialmente útil para la toma adecuada de decisiones respecto de la entidad económica, por tanto ésta requiere de ser pronta y oportuna, relevante y significativa, coherente y consistente.

Interesados de la Contabilidad.

Hoy por hoy, los interesados de la Información Financiera de una empresa nos son sólo los Accionistas o Socios de la Empresa, sino que también, inversionistas participantes vía bolsa de valores, Clientes (Como es el caso de los Bancos, Afores, Casas de Ahorro, etc), Proveedores, y el mismo Estado, quien con los atributos que las Leyes en materia fiscal le otorgan información privilegiada en función del carácter de interés público.

Breve Historia de la Contabilidad

Al Franciscano Fray Luca Paccioli se le considera como el padre de la Contabilidad, su obra titulada “La summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá” en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez.

La Teoría de la Partida Doble

Causalidad.

A toda causa corresponde uno o varios efectos, esto se explica por la dualidad de las cosas,  los fenómenos que se ven de manifiesto en la naturaleza muestran que nada existe aislado, que la causalidad siempre trae consigo efectos encadenados. Lo mismo sucede en el ámbito de lo Social y en lo Económico.

Aspecto Económico.

En la Contabilidad hablamos de lo mismo sólo que atendiendo el carácter meramente económico. En la contabilidad la forma de expresión invariablemente será mediante unidades monetarias porque nuestro objetivo es siempre llevar cuenta y razón de sus operaciones financieras.

Partida Doble.

En la técnica contable los registros siempre se realizan por partida doble, uno soporta a la contraparte y viceversa, ambos en conjunto dan una razón congruente de una causa y efecto financiero.

Correspondencia y Equilibrio.

Cuando se dice en la contabilidad que a un cargo corresponde uno o Varios Abonos y Viceversa, hablamos de la partida doble. Y que la suma de los Cargos deberá ser siempre igual a la suma de los abonos, hablamos de la correspondencia y equilibrio aritmético.

La Balanza como símbolo de correspondencia y equidad.

Tomemos como ejemplo la balanza, símbolo de la justicia, es sabido que representa la equidad. En la contabilidad la balanza es el símbolo que representa el equilibrio aritmético del aspecto financiero.

Principios de Contabilidad.

En cada país existen organismos como Colegios de Contadores Públicos quienes regulan la práctica contable. Éstos emiten normas y procedimiento aplicables a el ejercicio profesional. De tal modo que en cada país existen los Principios de contabilidad generalmente aceptados. A continuación incorporo los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de graduados en ciencias económicas efectuada en Mar del Plata en 1965.

 Equidad

La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada.

Ente

Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.

Bienes Económicos

Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptible de ser valuados en términos monetarios.

Moneda de Cuenta

Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad.

Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal.

En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste.

Empresa en Marcha

Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.

Valuación al Costo

El valor de costo –adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados "de situación", en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación.

Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

Ejercicio

En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.

Devengado

Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

Objetividad

Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.

Realización

Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado.

Prudencia

Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por él mas bajo, o bien que una operación se contabilice dé tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".

La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones

Uniformidad

Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares.

Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas.

Materialidad (significación o importancia relativa)

Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general.

Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

Exposición

Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

Aspecto Histórico de la Contabilidad.

Los sistemas manuales de registro evolucionaron y sentaron las bases de la Contabilidad Financiera moderna.

Documentos Fuente (Cheques, Facturas, etc. )

Pólizas

Libro Diario

Libros Auxiliares

Libro Mayor

Balanza de Comprobación

Estados Financieros

Balance General

Estado de Resultados

Sistema Manual de Registro.

Durante muchos años, la Contabilidad se realizaba a mano normalmente auxiliado por una calculadora, de hecho en la jerga contable se dice “Arrastrar el lápiz”, esto quiere decir que a partir de los documentos fuente, se codifica y se elaboraban las pólizas a lápiz, seguido se registraban en el Libro Diario, Libro Mayor, Libros Auxiliares y Tarjetas de Almacén comúnmente conocidos como “Kardex”. Posteriormente los saldos del mayor eran transcritos a la Balanza de Comprobación en donde nos aseguramos que existe equilibro aritmético. Una vez hecho esto generábamos los Estado Financieros con sus respectivos anexos que eran presentados a la Dirección de la empresa fin de la toma de decisiones.

Sistemas Electromecánicos de Registro.

Posteriormente, a finales de los setentas introducen las máquinas electromecánicas de registro, mismas que por su costo eran restrictivas a grandes empresas. Dichos equipos eran en esencia grandes máquinas de escribir con barras tabuladas en donde registraban directamente a la tarjeta Auxiliar de Mayor y por trascripción al carbón registraban en el libro diario, se caracterizaban por contar con memorias temporales útiles para imprimir los acumulados al libro mayor. A pesar de lo sofisticado para su época, los Contadores siempre preferían registrar su Balanza de Comprobación en forma independiente haciendo las veces de un elemento de comprobación en la solidez de los registros. Como un dato interesante, también servía como auxiliar en la elaboración de la nómina.

Sistemas Contemporáneos.

Los sistemas modernos para realizar la contabilidad de una entidad financiera son cada día mas especializados, sin embargo, siempre retoman sus orígenes: Documentos fuente, Codificación de Pólizas, Captura y/o Registro de Pólizas en Libro Diario y Auxiliar de Mayor, Procesos de Acumulación de movimientos, Balanza de Comprobación, Consulta e Impresión de Informes Financieros. Retroalimentación en donde se da la revisión, detección e incorporación de movimientos complementarios y de ajuste que dan significado a la generación de los informes financieros.

La incorporación de equipos electrónicos, los sistemas de comunicación, los medios de almacenamiento y de transporte de información, el Internet, etc.; han evolucionado la Contabilidad y en si toda la información financiera de modo tal que los indicadores económicos ahora son prácticamente instantáneos. Tomemos como ejemplo un ejecutivo de ventas que viaja de la Capital a un Estado y para cerrar exitosamente una venta consulta en su computadora conectado a Internet, la información de existencias y de costo de sus productos en el almacén de su empresa, esto con el fin de negociar el mejor precio en una venta de mayoreo.  Otro ejemplo por excelencia es de los Sistemas de los Bancos. Cuantas veces a usted le han depositado su nómina vía una transferencia electrónica y casi de inmediato, pasa al Cajero Automático a fin de retirar en efectivo. Esto es la Contabilidad Actual o Contemporánea, vivimos en la era de la información en donde la información contable de las empresas requiere de ser instantánea.

Aspecto Práctico y Operacional.

La Computadora, los Equipos Periféricos,  los Programas o Software y, el Internet. Son herramientas de apoyo para la realización de la Contabilidad. Existe una gran variedad de opciones, todas ellas especializadas, muchas de ellas acordes a nuestras necesidades.

Contabilidad Serrato® es justamente una alternativa entre muchas que tiene como objetivo desde 1994, ser un auxiliar en la formación académica y ofrecer una herramienta al profesional de la Contabilidad. Acceda a Internet al portal de “Google”, se sorprenderá de las  miles de alternativas relacionadas; algunas apropiadas, otras realmente no.

Pólizas

El Sistema de Pólizas...

Tipos de Pólizas.

Existen esencialmente tres tipo de pólizas a) Póliza de Ingresos, b) Pólizas de Egresos y c) Pólizas de Diario. Éstos son básicamente formatos muy parecidos en donde se codifican las operaciones contables. Dependiendo de las características de la operación económica se registra por orden en una póliza específica.  Así un Ingreso de por un cobro de una factura, documento, etc. Será registrado en una póliza de Ingresos. Del mismo modo, un Egreso por Pago de un Servicio, Factura, Documento, etc. Será registrado en una Póliza de Egresos o de Cheques. Cabe notar que las operaciones diversas que no incorporan movimientos de Entrada o Salida de Dinero son registradas mediante Pólizas de Diario. Tal es el caso del registro de las Depreciaciones, Amortizaciones, Provisiones etc.

Elementos que incluye una Póliza.

Tipo de Póliza. (Ingresos, Egresos, Diario, Cheque)

Nombre de la Empresa.

Fecha de la Póliza.

Concepto General de la Póliza.

Columna de Código de la Cuenta.

Columna de Nombre de la Cuenta.

Columna de Concepto del movimiento.

Columna de Parcial. (Actualmente en desuso)

Columna del Debe.

Columna del Haber.

Campos de Suma del Debe y del Haber.

Opcionalmente: Campos de pié de página de Control Interno respecto de quién: Elaboró, Revisó, Autorizó, etc.

( ejemplo )

Ejemplos de Póliza.

Pólizas de Ingresos.

Póliza de Egresos y/o Póliza de Cheques.

Póliza de Diario.

Póliza Tradicional

Póliza Actual

Catálogo de Cuentas.

A la lista de Cuentas Contables Codificada, Agrupada, Ordenada y Clasificada se le denomina Plan de Cuentas o Catálogo de Cuentas.

La integración del Catalogo de Cuentas incluye comúnmente los siguientes grupos: 1.- Activo 2.- Pasivo 3.- Capital 4.- Ingresos 5.- Egresos 7.- Cuentas de Orden 8.- Cuentas Complementarias.

Clasificación de las Cuentas:

Las cuentas de Activo se ordenan por su realización

Las Cuentas de Pasivo se ordenan por su exigibilidad

Las de Capital Se ordenan: Aportados y Generados

Ejemplo de un Catálogo de Cuentas:

Libros Contables e Informes Financieros

Libro Diario.

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.

Cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.

Libro Mayor.

El Libro Mayor recoge los movimientos de la totalidad de las cuentas de la empresa durante un ejercicio económico. En cada una de las hojas del Mayor está representada una cuenta contable. De esta forma, el Mayor contiene todas las operaciones realizadas por la empresa durante un ejercicio económico, ordenadas cuenta por cuenta.

El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc.

El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.

Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor

Auxiliar de Mayor.

El Libro Auxiliar de Mayor recoge todos los movimientos a nivel Cuenta de Detalle, que se registran en el Libro Diario así por ejemplo se utilizará un Auxiliar de Mayor por Cada Cuenta Bancaria que se tenga contratada; y la suma de los saldos de éstas cuentan Auxiliares de Mayor deberán invariablemente sumar el saldo de la Cuenta de Mayor de Bancos.

La Balanza de Comprobación.

La balanza de comprobación es una relación de cuentas de mayor que muestra los saldos iniciales, movimientos del periodo (usualmente un mes) y los saldos finales. en la jerga contable cuando un documento de trabajo incluye varios periodos, se le denomina “Hoja de Trabajo”, éste documento papel de trabajo, se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La "balanza" casi siempre contiene los siguientes datos: a) folios de las cuentas; b) nombres de éstas; c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados; y d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre sí.

El Estado de Pérdidas y Ganancias.

Estado financiero que nos muestra los resultados financieros de una entidad económica en un periodo dado, también se le conoce como Estado de Pérdidas y Ganancias. . Se considera un informe financiero dinámico.

El Balance General.

Es el estado financiera que nos muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Dicho de otro modo es una fotografía de la empresa desde el punto de vista económico. Se considera un informe financiero estático.

Los Procesos.